Как перейти на кадровый ЭДО на предприятии

Вести кадровый учет по установленной форме – обязанность любой организации, в которой трудоустроен хотя бы один работник. При этом ведение документов на бумаге – трудоёмкий процесс для сотрудников отдела кадров и значительные финансовые затраты.

Для справки. На сегодняшний день Трудовым кодексом предусмотрено более 80 видов документов, связанных с трудоустройством и работой. На каждого работника в среднем оформляется от 15 до 90 документов в год. В случае с большими компаниями – это тысячи бумаг. По разным оценкам ежегодно уходит от 200 до 300 тысяч рублей на каждую сотню трудоустроенных сотрудников. Переход на кадровое делопроизводство в электронном виде позволяет сократить расходы на 40%. В свою очередь, для кадровиков, занимающихся учетом процессов, связанных с персоналом, экономия времени с КЭДО составляет до 30%.

Еще одна проблема, с которой неизменно сталкиваются крупные компании и большие предприятия – бумажные архивы. Установленный Трудовым кодексом обязательный срок хранения некоторых из таких документов намного больше, чем в случае с бухгалтерией. Так, трудовые договора, документация по оплате труда, журналы учета инструктажей должны сохраняться в архиве десятками лет. Соответственно, это еще больше повышает затраты, поскольку компании приходится выделять помещение для длительного хранения многочисленной кадровой «текучки».

Что представляет собой электронный кадровый документооборот

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это автоматизированная система, объединяющая и регулирующая цифровые аналоги традиционных документов, оформленных на бумажных носителях. Эксперименты с трансформацией кадрового делопроизводства продолжаются уже несколько лет. В условиях карантинных ограничений и частичного перехода на удаленную работу этот вопрос особенно актуален.

Преимущества КЭДО

Очевидно, что ведение кадрового документооборота в цифровом виде во многом выгодно для всех, от руководителей до самих работников. Вот лишь некоторые аргументы, которые можно привести в пользу кадрового электронного документооборота.

Для руководителей, HR и отдела кадров

• Сокращение финансовых расходов на кадровые процессы.
• Существенное снижение трудозатрат ответственного персонала.
• Возможность контролировать подписание документов работниками удаленно.
• Более простое и эффективное взаимодействие с сотрудниками удаленных филиалов.
• Экономия офисного пространства за счет отказа от громоздких архивов.
• Возможность интегрировать КД с другими внутренними IT-системами для быстрого обмена данными.
• Надежное многолетнее хранение документов в электронном архиве.
• Удаленный доступ к цифровому архиву из любого места (при наличии полномочий).
• Более простое взаимодействие ОК с бухгалтерией.
• Снижение вероятности штрафов за неправильное ведение и ошибки в делопроизводстве.
• Возможность настройки, группировки и ведения документов по разным реестрам.

Для работников

• Возможность подписывать документы удаленно при помощи электронной подписи (ЭП).
• Обмен документацией с отделом кадров без личного посещения. Оформить заявление на отпуск или командировку можно буквально в пару кликов.
• Быстрый поиск необходимых договоров и инструкций с собственного компьютера или смартфона.
• Возможность удаленного взаимодействия упрощает процедуру трудоустройства.

Как максимально безболезненно перейти на КЭДО

Предприятия, уже частично внедрившее электронное делопроизводство для кадровиков, признают: сложности есть, но обычно они возникают на этапах планирования, организации и запуска системы. Специфическое отличие от других видов ЭДО заключается в том, что предприятию необходимо наладить документооборот в электронном формате с каждым работником (включая создание личных кабинетов и электронных подписей). В то же время, на практике проекты успешно внедренного перехода окупаются в течение одного-двух лет.

Примерный алгоритм перехода

• Этап планирования. Внутренняя оценка и описание кадровых процессов в компании. Организация определяет и описывает типовые формы, а также порядок работы с внутренними кадровыми документами. Другими словами, наглядно определяет для себя, как именно построен внутренний документооборот во всех деталях.
• Оценка потенциальных рисков. На этом этапе важно оценить каждый кадровый документ на предмет нормативно-правовой возможности использования в электронном виде. А также детально проанализировать локальные нормативные акты в части КД и выявить существующие пробелы в их регулировании (включая имеющиеся прецеденты судебной практики).
• Этап аудита – один из самых трудоемких и неоднозначных. Проанализировав и оценив риски, всю используемую документацию делят на три группы. В первую группу включают документы, в отношении которых ТК не предусматривает перевод в электронный формат (или имеются прецеденты негативной судебной практики). Во вторую – документы, не имеющие прямого законодательного запрета или имеющие случаи положительной судебной практики. В третью – все, что можно безболезненно перевести на КЭДО с минимальными рисками.
• Построение целевой модели, на основании которой организация будет взаимодействовать с работниками в рамках ЭДО. В частности, сюда входит организация и особенности прав доступа для текущих и будущих сотрудников (в том числе удаленных), а также кадровиков, HR и других уполномоченных лиц.
• Подготовка внутренней нормативно-правовой документации. Это нужно для того, чтобы цифровые аналоги бумажных документов могли выступать в качестве доказательства, если на предприятии возникнут судебные споры. В частности, компании предстоит подготовить соответствующее положение о КЭДО, внести изменения в трудовой и коллективный договоры, заключить с каждым работником соглашения об использовании электронной подписи, а также четко регламентировать этот процесс.
• Выбор и непосредственное внедрение программного решения. Важно понимать, что переводить отдел кадров на «цифру» предстоит в комплексе. Помимо самой платформы, которая будет автоматизировать, обрабатывать и хранить документацию, придется внедрить эффективную учетную систему, а также инфраструктуру для генерации электронных подписей.

После успешного запуска IT-системы подключают персонал. Для этого каждому работнику предоставляют ссылку, по которой он может перейти в собственный личный кабинет и буквально в несколько кликов получить электронную подпись для дальнейшего взаимодействия с компанией. В личном кабинете можно просматривать оформленные документы, подписывать их при помощи ЭП, подавать заявления на отпуска и отгулы, регистрировать больничные, отмечать время работы и т.д.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат

Одна из главных проблем перехода заключается в том, что на данный момент в России отсутствует четкая правовая определенность по тому, какие кадровые документы можно переводить в электронный вид, а какие обязательно нужно оставлять или дублировать на бумаге. В частности, Роструд считает, что организации должны вести в бумажном виде те документы, которые требуют обязательной собственноручной подписи работника. Нормативная база по этому вопросу находится в процессе формирования, и это во многом осложняет задачу перехода на кадровый электронный документооборот.

В то же время предприятия имеют возможность уже сейчас перевести на КЭДО без рисков около 75-80% документов, таких как:

• внутренние нормативные акты, регулирующие процессы в компании;
• формы, касающиеся отпусков и командировок;
• графики сменности;
• табели учета рабочего времени;
• некоторые виды заявлений;
• документы HR (оценка эффективности и мотивации персонала, обучение сотрудников и др.)

Разумеется, это не полный список. Оставшиеся 20-25% документов, которые многие организации пока не рискуют или не хотят «цифровать», при условии успешного внедрения КЭДО, в дальнейшем перевести в электронный вид проще и быстрее. Этому способствуют технологические возможности поэтапного внедрения разных видов документов и самих бизнес-процессов.

Если вы заинтересованы в переходе на кадровый электронный документооборот, обратите внимание на «Цитрос КЭДО» – продукт для цифровизации, обработки и хранения кадровых документов.