Бухгалтерия уверенно переходит в цифру. Какие тренды в этом направлении наиболее заметные, каким компаниям особенно важен такой переход, какие цифровые технологии и сервисы активнее всего применяются уже сейчас и что может ждать бухгалтерию на пути дальнейшей цифровизации? Об этом за круглым столом ICT-Online.ru беседуют эксперты «ДоксВижн», ЭЛАР, НОРБИТ (входит в группу ЛАНИТ), SL Soft (входит в ГК Softline), Directum, НОТА (Холдинг Т1) и WSS-Consulting.
ICT-Online.ru: Какие актуальные тренды цифровизации бухгалтерских процессов можно назвать?
Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев: Бухгалтерский документооборот сегодня является одним из «двигателей» перехода на безбумажное взаимодействие. Нельзя сказать, что мы близки к полному уходу от бумаги, но прогресс тут весьма заметен и именно потому, что отказ от бумаги дает существенный экономический эффект. К тому же, государство оперативно формирует необходимую нормативную базу.
Начиналось все с электронной отчетности. Затем наиболее востребованными были задачи отказа от бумажной первички – работа с актами, счетами фактурами в безбумажном виде. В контуре этих задач была задача интеграции с операторами ЭДО в том или ином виде, которая в настоящее время практически решена. Затем встала задача интегрированных решений по договорному документообороту, включающих в единый комплекс безбумажную поддержку всего цикла договорной работы - от участия в торгах, согласования, заключения, до получения безбумажных актов по выполненным работам.
Сейчас актуальной задачей является переход на новый формат Электронной подписи с использованием МЧД, который занимает достаточно много внимания в последнее время. Параллельно идут работы по расширению номенклатуры формализованных документов (которые сильно упрощают работу в сравнении с неформализованными электронными документами) и расширение списка безбумажных процессов, например, обеспечение процесса перевозок, маркировки и пр.
Еще один тренд – это создание централизованных архивов финансовых документов, востребованных как при создании ОЦО, так и при реализации задач налогового мониторинга. При этом актуально хранение не только электронных документов, но и скан-копий бумажных документов, а посему встает важнейшая задача автоматического распознавания не только текстовых, но и формализованных документов, таких как УПД и т.п.
Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов: Один из основных трендов на сегодня – тотальный переход в цифру. Обмен документами между контрагентами в крупных компаниях практически полностью осуществляется в электронном виде. При этом там, где остается бумага, она переводится в электронный вид на этапе поступления в организацию. Активно внедряется практика налогового мониторинга.
Еще один тренд – внедрение новых цифровых инструментов для обеспечения правомерности подписания и подлинности документов в электронном виде. С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые правила работы с электронной подписью. В соответствии с ними документы могут быть подписаны сотрудником с использованием электронной подписи физлица. Для ее подтверждения необходимо приложить машиночитаемую доверенность (МЧД). Этот вид подписи заменяет подпись организации. При этом государство предусмотрело переходный период - использование подписи сотрудника без МЧД продлено до 31 августа 2024 года. Но выдавать подписи «по-старому» уже не будут.
Руководитель практики управленческого консалтинга НОРБИТ (входит в группу ЛАНИТ) Ольга Ничипор: Развиваются в большей степени сами ИТ-продукты. Явный тренд – создание комплементарных систем по автоматизации ручного труда и операций с первичной бухгалтерской документацией. Кроме этого, активно эволюционируют интерфейсы, серьезные изменения связаны с повышением удобства пользователя.
Старший аналитик компании SL Soft (входит в ГК Softline) по продукту «Цитрос ЮЗ ЭДО» Юлия Ворожбицкая: В первую очередь это максимальный переход на ЭДО как в работе с внешними контрагентами, так и внутри компаний. Драйвером этого тренда со стороны государства выступает главным образом ФНС. Речь идет о переводе максимально возможного количества бухгалтерских документов в электронный вид и, соответственно, сокращение объема «бумаги».
Для этого используются учетные системы, различные СЭД/ECM, операторы ЭДО и мультиоператорные шлюзы, если речь идет о крупных компаниях. Перевод документов – особенно, формализованных – в электронный формат позволяет автоматизировать процессы непосредственного принятия документов к учету и формирования бухгалтерских проводок и избавляет от множества рутинных операций. Кроме того, можно применять оптическое распознавание бумажных документов. Все большее распространение получают технологии искусственного интеллекта и RPA для выполнения рутинных операций.
Следующий пункт – автоматизация процессов составления отчетности и адаптация ряда процедур под учетную политику компаний: бухгалтерская отчетность по стандартам МСФО и ПБУ, налоговая отчетность, ведение управленческого учета – это осуществляется внутри всевозможных внутренних информационных систем. И, вследствие активной позиции ФНС, набирает популярность цифровое взаимодействие с ведомством в рамках налогового мониторинга: работа с истребованиями ФНС, представлением запрашиваемых документов при камеральных проверках.
Product manager ECM-решений Directum Иван Агапов: Сегодня в стране в целом происходит реформа бухгалтерского учета. Власти постепенно разрабатывают новые федеральные стандарты (ФСБУ), которые накладывают свой отпечаток на изменение бухучета в компаниях, в том числе в части цифровых процессов.
Тренд, который держится в топе не первый год, - это перевод бухгалтерских документов в электронный вид. ФНС постепенно расширяет перечень формализованных документов, которые наиболее востребованы у бизнеса. В цифровой формат уже давно перевели УПД, акты, накладные и прочие документы для обмена с контрагентами. Сегодня также растет количество компаний, которые активно переводят в цифру внутренние первичные документы.
Наблюдается тренд на использование различных интеллектуальных помощников для бухгалтерских процессов. Это могут быть сервисы с элементами искусственного интеллекта или роботизации, так называемые OCR и RPA-системы, которые помогают автоматизировать рутинные операции по обработке документов. Сегодня подобные сервисы уже умеют: сравнивать номенклатурные позиции, подбирать счета баланса для хозяйственных операций, классифицировать документы по видам, проводить арифметические проверки. Например, входящий документ поступает в систему, которая обрабатывает его, после чего бухгалтеру остается только проверить данные и при необходимости исправить ошибки.
Ежегодно увеличивается количество компаний, которые переходят на удаленное взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга (НМ). Участники НМ должны научиться раскрывать информацию от декларации до регистров бухучета и первичных документов. Поэтому компаниям необходимо организовать свой финансовый архив так, чтобы к каждой хозяйственной операции был прикреплен первичный документ.
ФНС также прокачивает методологию и технологии удаленного взаимодействия для НМ. Сейчас она развивает интеграцию информационных систем участников НМ с АИС «Налог-3». С ее помощью инспектор работает в своей автоматизированной системе, а не в системе налогоплательщика.
Директор продукта НОТА ВИЗОР российского вендора НОТА (Холдинг Т1) Раймонд Иссако: Современная бухгалтерия невозможна без цифровизации бизнес-процессов. Чтобы бухгалтеры могли быстро обработать данные, быстро формировать налоговую отчетность, они должны получать уже готовые первичные учетные документы в цифровом виде. Это особенно актуально для крупных компаний, у которых множество производственных процессов, у каждого – получение и отпуск материалов, оприходование, сертификация и отгрузка продукции. Внедрение ЭДО и использование цифровых подписей решают эту проблему. Таким образом бизнес автоматизирует не только бухгалтерский процесс, но и весь производственный цикл.
Для повышения эффективности бизнес также ведет документооборот с юридическими лицами с применением машиночитаемой доверенности (МЧД). Это касается, например, таких процессов, как отгрузка продукции, поступление товаров, документооборот с государственными органами (ФНС, Социальным фондом РФ). Таким образом, огромный поток документов, которые служат основанием для формирования бухгалтерской налоговой отчетности, переходит «в цифру», и это тренд, который остаётся актуальным последние десять лет.
Электронный документооборот и цифровая подпись успешно применяются и в кадровом производстве. ЭДО получил особую популярность в период пандемии, когда бизнес переводил сотрудников на удаленную работу и нужно было подписывать огромное количество документов электронной подписью, чтобы исключить пересылку бумажных оригиналов по почте. Очевидно, запрос на автоматизацию документооборота будет только расти.
Генеральный директор WSS-Consulting Геннадий Попов: Актуальным трендом в цифровизации бухгалтерских процессов можно назвать автоматизацию обработки таких видов документов, как товарная накладная (ТОРГ-12), акт, счет-фактура, корректировочный счет-фактура, исправительный счет-фактура, счет на оплату, УПД, УКД и др.
ICT-Online.ru: Какие бухгалтерские процессы на сегодняшний день, можно сказать, практически полностью ушли в цифру? Каким компаниям это особенно важно, удобно?
Александр Кузнецов (ЭЛАР): Нужно учитывать, что цифровизация происходит не в какой-то отдельно взятой области деятельности (например, в бухгалтерской сфере), это глобальные системные изменения, преобразующие процессы в масштабе всей организации. Сегодня работу любой компании уже сложно представить без использования ЭДО. При этом ЭДО и цифровизация затрагивают также кадровую сферу, финансы, управленческий учет, работу с архивными материалами и многие другие процессы. Важно эффективно выстроить управление всеми этими процессами, особенно для крупных компаний с распределенной структурой и большим количеством подразделений. Для успешного перевода на цифровые рельсы всех подразделений в крупной организации требуется проектный подход и внедрение комплексных решений. Мы подобные задачи наших заказчиков успешно решаем с помощью российской ECM-платформы ЭЛАР Контекст, на базе которой реализовано уже более 350 подобных проектов.
Ольга Ничипор (НОРБИТ): Прежде всего, это – казначейство, почти все компании работают с клиент-банками, которые уже нативно связаны с учетными системами. А также учет складов и товарно-материальных ценностей, перевод этих процессов в цифру – заслуга ритейла. Именно это направление стало основным двигателем автоматизации логистических операций. Все эти сервисы в разы ускоряют обмен первичной документацией и оптимизируют труд бухгалтеров-операционистов.
Юлия Ворожбицкая (SL Soft): Если говорить непосредственно о бухгалтерских процессах, то практически все компании для ведения учета используют соответствующие системы, а не книги и журналы. То есть формирование первичных документов перешло в цифру, частично – согласование и подписание документов, отправка их контрагентам, в случае применения ЭДО. А ЭДО по счетам-фактурам для товаров, подлежащих прослеживаемости, сейчас обязателен. То есть бухгалтерия компаний с оборотом таких товаров в определенной степени точно должна быть переведена в цифровой вид. Также однозначно в цифровом формате представляют документы в рамках налогового мониторинга.
Перевод бухгалтерских процессов в цифру актуален для крупных и средних компаний, и чем объемнее документооборот организации, тем заметнее будет эффект такого перехода.
Иван Агапов (Directum): Бухгалтерия в целом достаточно хорошо автоматизирована. Сам бухгалтерский учет ведется в соответствующих информационных системах, и большинство компаний давно перешли на обмен первичными документами в электронном виде. Поэтому можно говорить, что электронный документооборот уже распространенная практика, но все равно есть куда расти и масштабироваться.
Прежде всего в цифровизации бухгалтерских процессов заинтересованы крупные компании, которые совершают в день огромное количество хозяйственных операций. Обычно это операции, связанные с куплей-продажей или внутренними процессами: перемещение товарно-материальных ценностей, амортизация, инвентаризация и так далее. Чем больше в компании таких процессов и операций, тем больше объем первичных документов, а значит, и эффект от цифровизации бухгалтерских процессов будет сильно заметен именно в крупных компаниях с большим документопотоком.
Раймонд Иссако (НОТА): Электронный документооборот повышает прозрачность бизнес-процессов: операторы ЭДО предоставляют уже готовые документы, которые требуется лишь проверить. Компании нужно только определить круг лиц, которые будут верифицировать документы, и регулярно вносить изменения в процесс, если происходят кадровые перестановки. Как выглядит документооборот в этом случае? При поступлении универсального передаточного документа (УПД) материально ответственное лицо подтверждает оприходование товаров или факт оказания услуги, проверяет правильность наименований, количество и прочие данные – только после этого ответственный сотрудник подписывает документ.
Постепенно уходит «в цифру» формирование отчётности и подача налоговой декларации. Какие-то компании используют уже настроенные системы, кто-то дорабатывает свои решения под особенности бизнеса. Это позволяет бизнесу в период закрытия периода формировать сразу и бухгалтерскую отчётность, и налоговые декларации.
Большое значение имеют и автоматизированные контрольные процедуры. Подобная опция нужна, например, в налоговом мониторинге, где важно вовремя выявлять риски и иметь продуманные контрольные процедуры – при отсутствии таковых автоматизировать процедуру формирования отчётности неэффективно.
Такие автопроверки выявляют ошибки или несоответствие каким-либо условиям в документах на самых ранних стадиях, что позволяет сразу исправлять их, а не возвращаться к этому на более поздних этапах формирования отчетности. Таким образом решение дает уверенность, что с самого первого шага отчетность сформирована правильно. Подобная опция наиболее интересна именно крупному бизнесу со множеством процессов и огромными объемами данных.
Геннадий Попов (WSS-Consulting): Можно сказать, что весь внутренний и внутригрупповой документооборот ушёл в цифру, либо к этому стремятся большинство компаний. Особенно удобно для крупных организаций с высоким документооборотом, у которых налажен обмен документов через операторов ЭДО (например, Диадок).
ICT-Online.ru: Какие технологии и сервисы, на ваш взгляд, особенно важны сейчас в работе бухгалтерии?
Александр Кузнецов (ЭЛАР): Сегодня для решения задач предприятий используются специальные трансграничные платформы электронных архивов, которые способны объединить несколько процессов: во-первых, оцифровку и распознавание бумажных документов, во-вторых, маршрутизацию, подписание и хранение файлов ЭДО, в-третьих, взаимодействие с ERP в рамках витрины данных для налогового мониторинга, в-четвертых создание архива для поиска и работы с цифровыми документами на базе единой платформы.
Благодаря всему этому компания получает инструмент, подключенный к EPR и операторам ЭДО, с одной стороны, и сканирующему оборудованию, с другой. Это позволяет автоматизировать и ускорить процессы бухгалтерского учета, обмена документами между структурными подразделениями холдинга и внешними контрагентами через разных операторов ЭДО, исключив роуминг. Создать корпоративный сервис управления МЧД. Обеспечить централизованный поиск и формирование сквозных подборок документов в процессе подготовки отчетности. Наконец, в рамках налогового мониторинга предоставить витрину данных с «глубоким» уровнем поиска вплоть до электронной копии первичного учетного документа, привязанного к определенной транзакции в ERP системе.
Все это можно реализовать комплексно, внедрив систему электронного архива на современной платформе с использованием интеллектуальных решений. Например, встроенные в платформу ЭЛАР Контекст сервисы обеспечивают проверку электронной подписи, позволяют вести списки сотрудников с правом подписи для документооборота, бесшовно интегрируются с учетными системами и операторами ЭДО. В платформу встроен модуль распознавания на базе искусственного интеллекта и многое другое.
Ольга Ничипор (НОРБИТ): Выделить хотелось бы ЭДО. Уже есть возможность осуществлять в компании только электронный документооборот, вопрос упирается в зрелость процессов внутри.
Юлия Ворожбицкая (SL Soft): Цифровизация для бухгалтерского учета – это, в первую очередь, технологические возможности, которые обеспечат ускорение и прозрачность в процедурах создания, передачи и использования информации для управления деятельностью компании. На первый план всегда выходят те процессы, перевод которых в цифру прописан законодательно, как, например, в случае с уже упомянутыми товарами с прослеживаемостью. А отсюда вытекает и остальное: и ЭДО с контрагентами, и МЧД, и согласование, подписание и оплата счетов в электронной форме, электронный архив и взаимодействие с ФНС. Внедрение RPA для выполнения рутинных операций, использование возможностей AI и оптического распознавания.
Иван Агапов (Directum): Чтобы облегчить работу бухгалтерии, важно выстроить взаимодействие не только на уровне «человек-система», но и на уровне «система-система». Например, документ создается в ERP, далее отправляется по маршруту на обработку, согласование и подписание в ECM, а после передается контрагенту через оператора ЭДО и в результате помещается на хранение в электронный архив. Чтобы процесс проходил быстро и без запинок, необходимо выстроить целую экосистему, в которой корпоративные решения будут взаимосвязаны между собой.
Уже сегодня для ряда компаний электронный обмен фактически становится обязательным, что увеличивает важность интеграции информационных систем с операторами ЭДО. Помимо межкорпоративного документооборота, в электронный вид важно переводить и внутренние первичные документы.
Чем больше цифровых документов в компании, тем более востребованной становится задача создания электронного финансового архива, а для участников налогового мониторинга - это необходимость. Однако не все организации смогли грамотно решить эту задачу: одни оставляют документы на бумаге, другие - хранят у операторов ЭДО, а третьи - переносят файлы в собственные учетные системы. В результате нет единого структурированного архива.
Также при работе с электронными документами всегда важно учитывать изменения в законодательстве. Например, машиночитаемая доверенность (МЧД) уже вошла в жизни многих организаций. Так, с 1 сентября 2023 года все сотрудники, кто подписывает КЭП физлица электронные документы от имени компании, должны подтверждать ей свои полномочия. Чтобы электронная доверенность всегда была под рукой, информационная система должна поддерживать работу с МЧД.
Раймонд Иссако (НОТА): Многие крупные компании создают единые центры обслуживания. Их особенность – унифицированные и автоматизированные процессы, которые ускоряют обработку бухгалтерских документов. Это нововведение актуально для холдингов с сетью дочерних компаний: материнская организация может выявить неэффективные шаги и заменить их на более четкие и понятные. Дополнительно появляются контрольные точки при формировании первичных документов, а унификация процесса облегчает разработку и настройку ИТ-решений.
Особую важность для бухгалтерии приобретают роботизация, внедрение искусственного интеллекта и работа с большими данными. Все эти технологии востребованы именно в единых центрах обслуживания. Роботы выполняют рутинные операции бухгалтерского учёта: сканируют документы, определяют реквизиты в документах и осуществляют бухгалтерские проводки, массово выставляют счета. Искусственному интеллекту можно отдать задачи по визуальному определению данных в документе, их оценке и формированию заключения. Эти и другие возможности направлены на то, чтобы сделать бухгалтерский процесс эффективным, а бизнес – более прибыльным.
Наша практика показывает, что также эффективна настройка сквозного контроля. Специальные решения отслеживают состояние расчетов с контрагентами, фиксируют получение аванса, проверяют на соответствие условиям договора и датам поставки. Также система может напоминать ответственным пользователям, что необходимо выставить документы, проверить, насколько, например, эти авансы обоснованы. Таким образом, технология помогает вести учёт по конкретным процессам.
Все перечисленные технологические возможности – это безусловный тренд, поскольку автоматизация рутинных функций дает ощутимую экономию ресурсов бизнеса и высвобождает время бухгалтера для аналитических задач.
Геннадий Попов (WSS-Consulting): Это электронный архив, МЧД, ЭДО с контрагентами (бухгалтерские и, особенно в последнее время, договоры). Дополнительные сервисы - обучение персонала, подбор и приём персонала.
ICT-Online.ru: Каким вам видится направление дальнейшего цифрового развития бухгалтерских процессов? Владимир Андреев («ДоксВижн»): В ближайшее время намеченные тренды будут развиваться. В 2023 году необходимо перевести все процессы на новый формат ЭП с использованием МЧД, все больше документов будут переводиться в формализованный вид с целью упрощения автоматизации их обработки. Также нельзя забывать про использование Искусственного интеллекта, который позволит ликвидировать некоторые формальные этапы процессов обработки документов, например, согласования.
Александр Кузнецов (ЭЛАР): Думаю, что одним из основных факторов дальнейшего развития цифровых сервисов будет массовый и окончательный переход к цифровым документам, и их преобладание мы увидим не только в бухгалтерской сфере. Также заметен тренд на дальнейшую оптимизацию и упрощение процессов учета и работы с электронными документами за счет системной интеграции различных информационных, учетных систем и ЭДО, расширения их функциональности.
Ольга Ничипор (НОРБИТ): Продолжат совершенствоваться сервисы-помощники. Усилится влияние государственного включения в автоматизацию, особенно это касается расширения налогового мониторинга. Все эти изменения будут способствовать выходу на более высокоуровневую работу финансовой службы, которая будет фокусироваться в большей степени на оперативном управлении благодаря высвободившемуся временному ресурсу на анализ и оптимизацию деятельности.
Юлия Ворожбицкая (SL Soft): Ключевые тренды развития цифровизации, на наш взгляд, сохраняются прежними: массовый переход на удаленную работу, увеличивающий спрос на мультиплатформенность и мобильные приложения; переход от автоматизации базовых задач документооборота к созданию интегрированных законченных функциональных решений; ярко выражена потребность в реализации импортозамещенных/импортонезависимых решений. Также заметна нацеленность государства на полную цифровизацию максимально возможного числа бизнес-процессов российских компаний. Перевод документооборота из классического бумажного в электронный вид позволит сделать бизнес и процессы, в нем происходящие, более прозрачными и, следовательно, контролируемыми. По данным доклада главы управления электронного документооборота ФНС Федора Новикова, стратегическая цель этого ведомства - перевод 100 % документов, которыми обмениваются хозяйствующие субъекты, в электронную форму. Для ее достижения ФНС проводит работу в нескольких направлениях, одно из них - активное развитие нормативной базы, регулирующей различные аспекты ЭДО: от требований к форматам документов в электронном виде и правилам их обмена до регламентирования машиночитаемых доверенностей.
Стоит отметить, что ФНС не является единоличным автором законодательных актов и инициатив. Служба привлекает всех участников, задействованных в процессах ЭДО, к участию в рабочих группах, где происходит сбор актуальной и достоверной обратной связи, прорабатываются те или иные вопросы.
Если говорить о ближайших планах развития юридически значимого электронного документооборота, тесно связанного с цифровизацией бухгалтерских процессов, стоит выделить следующие направления: перевод в электронный вид транспортных документов; внедрение машиночитаемой доверенности; кадровый безбумажный документооборот (авансы, командировки, отпуск, больничные листы и проч.); долгосрочное хранение электронных документов в архивах с сохранением их юридической значимости; есть потенциал для более широкого применения технологий RPA и оптического распознавания в бухгалтерии.
Иван Агапов (Directum): Видится, что в будущем все документы в электронном виде и работа с ними совсем не прерывается на бумагу, то есть они создаются, согласовываются и хранятся в цифре.
Рутинные операции максимально выполняет искусственный интеллект, в том числе встроенный в систему. Тогда у специалистов остается больше времени на более интеллектуальные задачи: анализ, планирование, проработка методологических задач и так далее.
После того, как все документы оцифровали, рутину отдали ИИ, возникает задача по ускорению процессов в целом. Например, чтобы провести инвентаризацию не за неделю, а за пару дней, гарантированно получить документы от контрагента и автоматически проверить, правильно ли они подписаны и прочее, разрабатываются дополнительные сервисы, которые расширяют возможности учетной системы. Когда все ИТ-решения будут интегрированы между собой, процессы будут в десятки раз быстрее.
Если заглянуть еще дальше, то следующим технологическим скачком в ЭДО может быть переход на обмен записями из базы данных. То есть, компании обмениваются не документами, а их метаданными. Например, в основе могут быть технологии блокчейн, которые продолжают развиваться для решения определённых задач, в том числе государством.
Раймонд Иссако (НОТА): Текущая динамика цифровизации государства указывает на то, что обязанность по начислению налогов переходит в налоговый орган. В настоящее время начисление земельного и транспортного налогов, налога на имущество по объектам по кадастровой стоимости выполняет ФНС России. Бизнес осуществляет только постановку объектов на учет и уплату налогов. Происходит это потому, что при наличии единых реестров транспортных средств, земельных участков и кадастровой недвижимости нет смысла составлять декларацию. ФНС выполняет это самостоятельно, тем самым сокращая издержки обеих сторон. Налогоплательщик сможет только что-то поправить, если нашел ошибки в реестре.
В последние годы налоговый орган многое сделал в части реформирования процесса формирования налоговой декларации на добавленную стоимость. ФНС проверяет декларации по НДС, все цепочки платежей, выявляя недобросовестных налогоплательщиков.
Полагаю, нововведение коснется и участников налогового мониторинга. Госорганы планируют внедрение «Цифрового налогового кодекса» и начнут с тех положений, которые наиболее просты с точки зрения автоматизации. Первые пять блоков контроля определены, среди них – дивиденды, долговые обязательства и резерв по сомнительным долгам. Таким образом, если налоговый кодекс постепенно уходит в цифру, то однозначно бухгалтерский учет ждет комплексная цифровизация.
Геннадий Попов (WSS-Consulting): В дальнейшем можно ожидать полный переход на внутренний и внешний ЭДО.