А что после ЮЗ ЭДО? Долговременный архив!

Переход на юридически значимый электронный документооборот требует организации долговременного архива документов в цифровой форме. Основные вопросы, которые встают перед организациями, какие требования предъявляются к хранению электронной документации, как создать долговременный архив и организовать его безопасность.

Как обеспечить юридическую значимость документации на протяжении всего срока хранения при создании электронного архива?

Первоначальной задачей электронного архива было сохранение оцифрованных копий с бумажных носителей. Такой подход упрощал поиск документов, снижал риск порчи и/или утраты. Распространение ЮЗ ЭДО привело к тому, что в настоящее время большое количество документации создается и подписывается в цифровом виде, соответственно, меняются и требования к долговременному хранению юридически значимых документов.

Активно развивается законодательное регулирование в части электронного хранения документов:

• Рекомендации ВНИИДАДпо комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций;
• Законопроект о внесении изменений в Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и отдельные законодательные акты Российской Федерации;
• Постановление Правительства Российской Федерации «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» от  .02.03.2022 №279.

Некоторые предприятия самостоятельно разрабатывают и внедряют правила хранения цифровой документации. Чтобы обеспечить юридическую значимость архива, необходимо учитывать, что документы должны быть оформлены в соответствии с установленными нормами и стандартами, и подписаны уполномоченными лицами действующей электронной подписью. Соблюдение указанных требований является обязательным для предприятий любых форм собственности, а их нарушение может поставить под сомнение подлинность архивных документов.

Способы хранения электронных документов

Для хранения электронных дубликатов бумажных документов возможно:

• Создать локальный архив — наиболее доступный вариант для предприятий малого бизнеса с небольшим объемом документооборота. По сути, локальный архив – это каталог файлов с электронными копиями бумажных документов. Недостаток такой системы заключается в высокой вероятности ошибок и отсутствии какой-либо защиты финансово-хозяйственной документации.
• Организовать облачное хранилище — способ хранения оцифрованных документов на специальном сервере. Данный вариант позволяет настроить права доступа для разных сотрудников, но для пользования архивом необходим доступ в интернет.

Способ хранения изначально цифровых документов предполагает внедрение долговременного архива системы ЭДО. Использовать возможности архива смогут все сотрудники с соответствующими правами доступа. При этом электронный архив с обеспечением юридической значимости документов также может быть организован локально и облачно.

 Первоочередные шаги для перехода на цифровое хранение:

• определить задачи/потребности,
• выбрать разработчика системы,
• определить способ интеграции: своими силами или с помощью подрядчика.

Подробнее о реализации рассмотрим далее.

Как организовать долговременный цифровой архив?

Создание долговременного архива включает комплекс организационных и технических задач. При переводе документов из бумажного формата в цифровой требуется аудит, который поможет распределить документацию предприятия по срокам хранения. Законодательство не устанавливает разницы между сроками хранения документов на бумажных и цифровых носителях, поэтому при организации электронного архива можно ориентироваться на нормы закона, действующие для бумажной документации.

  Следует учитывать, что, если первоначально документ был создан на бумажном носителе, то и храниться он должен в таком формате. Обратите внимание, законопроект № 1173189-7 позволяет уничтожать бумагу через год после оцифровки. На текущий момент оцифровка документов и формирование электронного архива помогут лишь ускорить поиск и управлять доступностью сотрудников к информации с учетом их полномочий. Документы, которые сразу составлены и подписаны с помощью системы электронного документооборота, могут храниться в течение установленных законом сроков без дублирования на бумаге.

Если необходимо долговременное архивное хранение документов с обеспечением всех процессов обработки в соответствии с требованиями законодательства по архивному хранению и внутренними требованиями компании целесообразно использовать специализированное цифровое решение, например, «Цитрос Архив».

Для перевода компании на цифровое хранение документов с использованием решения линейки «Цитрос» необходимо:

• Провести анализ текущих операций, выполняемых с архивными документами. При возможности оптимизировать данные операции и подготовить описание новые бизнес-процессов.
• Определить типы документов, которые подлежат хранению в ЭА организации и установить для них сроки хранения в соответствии с законодательством.
• Определить объем документов, которое будет поступать в архив за определенный учетный период времени.
• Определить роли и права доступа сотрудников, которые будут иметь доступ к электронному хранилищу.
• Подготовить (актуализировать) локальные нормативные акты организации, определяющие условия хранения электронных документов.
• Выбрать программное обеспечение, которое будет отвечать требованиям к хранению и безопасности электронных документов в соответствии с законодательством.
• Установить компоненты выбранного программного обеспечения.
• Обеспечить интеграцию выбранного программного обеспечения с корпоративными информационными системами для получения документов и смежных данных.
• Провести обучение персонала для работы с электронным архивом.
• Обеспечить оцифровку исторических данных и импорт из корпоративных систем (при необходимости).

«Цитрос Архив» обеспечивает поддержку процессов архивной обработки и упорядоченного хранения электронных документов, автоматизирует процедуры определения сроков хранения и проведения экспертизы ценности документов как для оперативного хранения, так и для долговременного хранения с обеспечением их юридической значимости на протяжении всего срока хранения.

Кроме того, «Цитрос Архив» ускоряет основные пользовательские процедуры: поиск необходимой документации, организацию доступа сотрудников к архивным материалам, предоставление документов по требованию физических лиц и государственных органов.

Возможности системы «Цитрос Архив»

Гибкие настройки позволяют адаптировать решение «Цитрос Архив» под задачи любого бизнеса и интегрировать его с уже установленными бизнес-приложениями. Интеграция с архивным решением позволяет компании:

• снижать расходы на хранение бумажных носителей до 5 раз (экспертно),
• обеспечивать быстрый доступ к архивной документации,
• исключать риск утраты юридической значимости документов,
• повышать эффективность работы архивного отдела более чем в 2 раза,
• формировать многоуровневую структуру классификации хранимых документов,
• создавать специализированные подборки документов по заданным параметрам.

Электронный долговременный архив помогает оптимизировать документооборот, снижает нагрузку на оперативные информационные системы предприятия, гарантирует сохранность юридической значимости документов в течение любого периода хранения.