Электронный документооборот – способ оптимизировать расходы и снизить трудозатраты для современных компаний
Что происходит на этом рынке и какие изменения ожидаются? Как бизнесу использовать юридически значимый электронный документооборот (ЮЗ ЭДО)? Нужен ли он всем компаниям или оправдан при определенных условиях? Об этом «Ведомости» поговорили с Кириллом Соколовым, директором «Цитрос».
Юридически значимый документооборот. Какие задачи позволяет решить и для каких организаций актуален?В России вся автоматизация документооборота начиналась с систем электронного документооборота (СЭД), когда внедрялись решения для работы с документами внутри компании. Они постепенно развивались, совершенствовались, заменялись. А вот документооборот с внешними контрагентами: финансовые документы, договоры с поставщиками и клиентами и др. – оставался в бумажном виде. Но в 10-ых годах государство разрешило сторонам соглашений обмениваться документами в электронном виде. И это стало драйвером цифровой трансформации документооборота ‒ решения по ЮЗ ЭДО получили развитие.
И сегодня под термином ЭДО подразумевают обмен документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами. Юридически значимый ЭДО – это документооборот, который будет акцептован банками, налоговой службой, судами и другими организациями, он ведется по определенным правилам и в соответствии с законодательными нормами, обязательна электронная подпись, документы создаются по заданным форматам.
И в принципе он полезен всем организациям. Но компаниям с небольшими оборотами и незначительным количеством клиентов внедрение ЮЗ ЭДО не так целесообразно. А бизнесу, у которого десятки контрагентов или хотя бы несколько сотен документов в месяц, ЮЗ ЭДО становится действительно выгоден и необходим.
Как происходит процесс обмена юридически значимыми документами?
Самый распространенный способ передачи данных – обмен документами через операторов ЭДО. Для компании это выглядит так: сотрудникам приобретают квалифицированную электронную подпись (КЭП), далее они заходят на сайт оператора, регистрируются, получают доступ в личный кабинет. В нем загружают файлы, ставят КЭП и отправляют контрагентам. Задача операторов – передать документы другой стороне.
Но когда у компании большой объем документооборота, этот способ уже не подходит: вручную загрузить тысячу документов сложно, это труд большого числа сотрудников, риск ошибок повышается. В этом случае компания, как правило, интегрирует свои системы, в которых появляются документы, с операторами ЭДО. Обычно это учетные системы, где содержатся финансовые документы, СЭД, где находятся договоры, либо документы из CRM в организациях, у которых много розничных сделок.
В процессе три составляющих: электронная подпись (их несколько видов), программа для ее создания и проверки (криптопровайдер) и подключение к оператору ЭДО. Для крупного бизнеса актуален дополнительный компонент, автоматизирующий операции.
Какие бизнес-профиты это дает?
По итогам реализованных проектов мы оценивали, какой может быть экономическая выгода для крупного бизнеса при переводе документов в цифровой вид, включая процесс хранения. Используя решения компании «Цитрос», организация с численностью от 10 тыс. сотрудников, обрабатывающая около 1 млн документов в месяц, может экономить примерно 700 млн рублей ежегодно. Под огромные архивы бумаг, как правило, арендуют целые склады, поэтому расходы так ощутимо снижаются. Другой пример: если взять только процесс электронного документооборота, например насчитывающий 500 тыс. документов в год, экономия составит порядка 100 млн руб. То есть и в этом случае экономическая выгода однозначно есть.
Как много отечественных решений по ЮЗ ЭДО сегодня есть?
Если смотреть широко, то рынок конкурентный. Стандартные процессы закрыты различными типами решений.
К примеру, различные ведомства регионального и федерального уровней ведут ЭДО через систему межведомственного электронного документооборота. Есть облачные решения, которые создают операторы ЭДО, старающиеся охватить все виды документооборота – финансовый, договорной, кадровый. Есть специализированные системы, например для сегмента HoReCa, куда встроен документооборот с поставщиками. Прямые конкуренты для нас – это вендоры классических ECM-систем, которые развивают модули документооборота.
Но наше решение «Цитрос ЮЗ ЭДО», помимо стандартных вопросов, закрывает практически любые нетипичные или сложные задачи. Оно позволяет работать со всеми операторами ЭДО унифицировано, а также дает возможность построить, по сути, внутреннего оператора ЭДО в большом холдинге. То есть мы умеем действовать там, где процессы сложные и включают много информационных систем.
Но если можно обмениваться юридически значимыми документами с помощью операторов ЭДО, для чего необходимо дополнительное решение?
Есть два основных сценария. Первый – обмен документами через оператора ЭДО – легкий для входа, и с него компании обычно начинают при переходе на «цифру». Время второго сценария приходит, когда организация понимает, что его контрагенты работают с другими операторами ЭДО. В целом операторы предлагают роуминг, настраивающий их взаимодействие. Но одни из них поддерживают роуминг с большим количеством операторов, другие делают это точечно, кто-то довольно оперативно подключает роуминг, а кто-то – в ручном режиме, и процесс может занять несколько часов.
Кроме того, вручную загружать договоры и счета в операторов ЭДО тоже можно до определенного предела. Когда объемы документов становятся значительными, необходимы интеграции, чтобы был сквозной автоматический процесс. Внутренние ИТ-команды пытаются решить вопрос интеграции с несколькими операторами ЭДО, но это тоже квест на практике. Плюс дело осложняют законодательные новации, меняющиеся форматы документов. Поэтому требуется решение, которое все нюансы работы с операторами ЭДО берет на себя, эту роль заказчики часто называют межоператорным шлюзом или шиной.
Еще один немаловажный аспект: операторы ЭДО берут комиссию за отправку каждого документа, она варьируется в диапазоне 1‒10 рублей. Если передается миллион документов в месяц, допзатраты, условно, получаются в миллион рублей. В холдингах или группах компаний много юрлиц, между ними ведь тоже происходит обмен электронными документами – выгоднее замкнуть функционал в организации, создать внутреннего оператора и отправлять документы бесплатно.
У крупных игроков есть свои особенности: например, процесс устроен так, что документы нужно передавать сразу пакетом. Не все операторы это поддерживают, в роуминге он рассыпается. Есть нестандартные кейсы типа трехстороннего подписания документов, где тоже не работает роуминг. «Цитрос ЮЗ ЭДО» может подстраиваться под требования заказчика.
Можете привести примеры использования вашего решения?
«Цитрос ЮЗ ЭДО» активно используется крупными и средними предприятиями.
В ООО «Газпромнефть-Региональные продажи» внедрено наше решение для обмена финансовыми документами, оно интегрировано с несколькими их учетными системами. Это юрлицо управляет сетью заправок, на которых, в частности, продаются сигареты – товар с маркировкой. И мы должны учитывать эти нюансы и уметь с ними работать.
«ВТБ Лизинг» (АО «ВТБ Лизинг») – другой кейс. В этом бизнесе важна скорость сделок, необходимо максимально оперативно выходить с предложением для клиента. И «ВТБ Лизинг» использует ЭДО, чтобы быстро донести юридически значимое предложение, проект договора, клиенту и получить от него согласие. Там также несколько систем, выгружающих и получающих документы.
Еще один интересный пример – крупная российская ИТ-компания, у которой колоссальное количество контрагентов и объемный документооборот – до нескольких миллионов в месяц. Причем процесс построен так, что эта масса документов должна быть отправлена в течение 2‒3 дней. Наше решение выдерживает эти нагрузки.
Коммерциализация продукта «Цитрос ЮЗ ЭДО» выполняется в рамках федерального проекта при поддержке «Фонда содействия инновациям» (федеральное государственное бюджетное учреждение «Фонд содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере»).
Какие важные законодательные изменения происходят в последнее время в этой сфере?
Законодательство значительно влияет на этот рынок, впрочем и на любой другой. Наиболее обсуждаемая сейчас тема в области ЭДО – машиночитаемая доверенность (МЧД). Ее внедрение планировалось еще в январе 2021 года, но история оказалась сложная по подготовке, сроки сдвигались. И формально нововведения вступили в силу с сентября текущего года, но на практике пока еще процесс не изменился.
Суть в чем? Раньше электронную подпись, привязанную к организации, мог получить любой сотрудник, а с 1 сентября – только руководитель организации. Все остальные работники получают подпись как физическое лицо и через МЧД привязывают ее к организации. Но до 1 сентября 2023 года был по-прежнему разрешен выпуск подписей, привязанных к организации, для всех сотрудников, а срок их действия – 15 месяцев. То есть еще год компании могут работать без внедрения МЧД.
Поддержка машиночитаемых доверенностей повлекла за собой множество доработок информационных систем. И это была одна из причин, по которым откладывалось введение в действие этой инициативы государства.
Кроме того, регулярно появляются новые форматы и шаблоны электронных документов, к примеру, ФНС часто анонсирует различные изменения. И игроки рынка ЭДО должны за ними успевать.
Из того, что в отрасли ждут, я бы выделил принятие закона об архивном хранении электронных документов. Сейчас это не запрещено, но и не прописана такая обязанность, есть серые законодательные зоны, которые можно двояко трактовать. Поэтому крупные компании, для которых вопрос очень актуален, пока не решаются переводить в электронный формат всю «бумагу». Законопроект рассматривается уже несколько лет в разных редакциях и чтениях, и его принятие: формулировки и полнота охваченных вопросов – тоже значительно повлияет на развитие рынка ЭДО.