Полная цифровизация документов и учета на предприятиях – перспектива ближайшего будущего. Большинство компаний сегодня вынуждены использовать в работе несколько информационных систем для создания, согласования и обработки электронных документов. Важными задачами становятся настройка интеграции между этими системами и оптимизация процесса обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами.
Избежать проблемы нагромождения десятков модулей, связующих между собой корпоративные системы, позволяет внедрение единой платформы для обеспечения юридически значимого документооборота (далее - ЮЗЭДО-платформы).
Благодаря такому решению организация автоматизирует большинство бизнес-процессов (до 80%), в которых задействован обмен электронными документами, получая услуги нескольких операторов ЭДО по одному каналу.
Каким компаниям стоит задуматься над внедрением универсальной ЮЗЭДО-Платформы
1. Компаниям с большим объемом бумажных документов
Несмотря на выраженную тенденцию перехода организаций на ЭДО, многие еще работают по старинке «в бумаге». Недостатки такого подхода очевидны: длительное формирование и обработка документов, привязка к материальному носителю, сложность централизации, высокие временные и финансовые затраты.
Компании с большим объемом бумажного документооборота несут расходы на закупку бумаги и расходных материалов, а также арендуют офисные площади под архивы. Проблему представляет также человеческий фактор. Незначительные на первый взгляд ошибки, допущенные при ручном наборе документа, способны привести к серьезным репутационным и финансовым потерям.
Очевидно, что система электронного документооборота с внешними контрагентами в организации – современная необходимость. Простое и действенное решение - внедрение универсальной ЮЗЭДО-платформы. Это унифицирует все процессы, связанные с юридически значимым кадровым, техническим и финансовым документооборотом.
Готовая ЮЗЭДО-платформа обеспечивает переход на ЮЗ ЭДО, соединяя потоки данных от любых информационных систем и направляя их в личные кабинеты контрагентов у операторов ЭДО. Благодаря этому, предприятие получает возможность обмениваться десятками тысяч юридически значимых документов, минимизировав временные и финансовые затраты, а также возможные ошибки. Масштабируемость проектов позволяет использовать их в любых бизнес-структурах, от небольших компаний до крупных холдингов.
Универсальная ЮЗ ЭДО-платформа позволяет обрабатывать практически любые виды документов - договорные, бухгалтерские, финансовые, налоговые, кадровые, технические, организационные и т.п., которые, в свою очередь, можно разделить на две категории:
-
формализованные - первичные бухгалтерские документы, форма которых утверждена ФНС)
-
неформализованные – любые другие виды документов, требующие подписания их ЭП, в том числе технические, технологические, договорные и т.д
2. Компаниям с большим числом контрагентов
Переход на универсальную ЮЗЭДО-Платформу – оптимальное решение для компаний, которые регулярно обмениваются юридически значимой документацией с большим количеством контрагентов. Сегодня нередко встречается ситуация, когда часть документооборота с контрагентами уже переведена в цифровой формат, но часть все еще обращается в бумажном варианте.
Работа с бумажной «классикой» в таких случаях делает бизнес-процессы малоэффективными по причине низкой скорости. Соответственно, замедляется продвижение денег на счетах, и возникают кассовые разрывы.
Переход на единый программный продукт позволит создать практически мгновенный и эффективный документооборот по любым бизнес-процессам.
3. Компаниям с множеством информационных систем от разных провайдеров
Распространенное явление на предприятиях – использование в работе множества IT-продуктов, каждый из которых необходим для решения определенного набора бизнес-задач.
В частности, внутренний контур системы компании может включать следующие модули:
-
Учётные системы для ведения налогового и бухгалтерского учёта.
-
Системы электронного документооборота (СЭД) – системы автоматизации договорного, кадрового, управленческого, технологического и др. документооборота.
-
Программные продукты для планирования ресурсов предприятия (ERP) – пакеты прикладного ПО, включающие большое количество самых разных модулей, от финансово-управленческих до контроллинговых.
-
CRM – автоматизированные системы управления взаимоотношений с клиентами (продажи, маркетинг, клиентский сервис, колл-центры).
Приложения для управления корпоративным контентом (ECM) – программное обеспечение для управления документами, записями, потоками работ, веб- и мультимедиаконтентом, другой релевантной для бизнеса информацией.
Если же компания решилась на интеграцию систем с личным кабинетом оператора ЭДО, то на пути встаёт проблема того, что контрагенты взаимодействуют с разными операторами, а значит и интеграция потребуется с множеством операторов ЭДО. Это наблюдается не только в крупных компаниях, но и на предприятиях, где небольшой объем юридически значимого электронного документооборота и используется одна информационная система.
Постоянное обслуживание сервисных процессов накладывает на компанию трудоемкие и высокие финансовые затраты: разработка и поддержка каждого интеграционного модуля, который взаимодействует с отдельным оператором ЭДО; доработка единой системы информационных соединений под изменения:
-
законодательства,
-
процессов у операторов ЭДО,
-
собственных бизнес – процессов.
Если компания находится в стадии частичного перехода на электронный документооборот, самым разумным решением будет изначальный отказ от отдельных интеграционных модулей и внедрение универсальной ЮЗЭДО-Платформы.
Гибкая подстройка под требования каждого проекта позволяет создать максимально гармоничную экосистему, объединяющую все жизненно важные бизнес-процессы на единой программной платформе. Важно и то, что в рамках такого ПО возможно легко объединить продукты внутреннего и внешнего контуров. Заказчик получает возможность работать с любым количеством операторов юридически значимого электронного документооборота из одного окна, не используя роуминг.
Почему универсальная ЮЗЭДО-Платформа лучше других решений
В отличие от альтернативных вариантов интеграции (например, стандартных «коробочных» коннекторов и модулей), единая платформа обладает более широким функционалом с возможностью гибких настроек и кастомизации. В то же время, это готовый продукт, не требующий больших инвестиций в индивидуальную разработку решения с нуля. Таким образом, компания имеет возможность автоматизировать большинство операционных процессов, адаптировав систему под внутренние нужды и вложив меньше средств в доработку и поддержку собственного программного обеспечения.
Ключевые преимущества
-
Эффективная синхронизация между системами корпоративного контента.
-
Сокращение времени на ввод и обработку данных: снижение операционной нагрузки на персонал.
-
Ускорение типовых бизнес-процессов.
-
Эффективная работа с удаленными подразделениями.
-
Взаимодействие с любым количеством провайдеров ЮЗ ЭДО по единому каналу.
-
Управление всеми процессами ЭДО в единой системе: формирование, конвертация, маршрутизация, обработка, подписание любых документов в цифровом формате.
-
Возможность тонкой настройки, доработки любых модулей для глубокой кастомизации.
-
Безопасность корпоративного контента.
-
API-решения для интеграции с другими системами электронного документооборота, а также системами учета на предприятии.
-
Полное соответствие с законодательством РФ: все продукты входят в Единый реестр российского ПО для ЭВМ и БД.
Вместо заключения
При переходе на ЭДО большинству компаний целесообразно рассмотреть платформенный подход, а не отдельные программные продукты от разных поставщиков.
Компания «Цитрос» предлагает решение «Цитрос Цифровая Платформа» для комплексной автоматизации любых документно-ориентированных процессов, в том числе в части ЮЗ ЭДО.