Электронный документооборот и законодательная база достигли высокого уровня зрелости — настала пора полного отказа от бумаги. Компании могут выстроить новую модель обмена юридически значимыми электронными документами, как в рамках организации или холдинга, так и с внешними контрагентами. Это существенно ускоряет управленческие процессы. О создании среды цифрового доверия при помощи ECM рассказывает Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании SL Soft.
Развитие ЭДО: предпосылки и стадии
Документооборот существует в любой компании, и чем она масштабнее, тем сложнее и дороже этот процесс. У ряда организаций, среди которых промышленные предприятия, есть своя специфика: внутри циркулирует большое число документов, а структура бизнеса включает распределенные филиалы. Не менее значительны объемы документооборота во внешнем контуре.
Важность правильного делопроизводства стала предпосылкой к появлению электронного документооборота (ЭДО), в развитии которого можно выделить несколько стадий.
Стадия первая, 1980–1990-е. Пробуем ЭДО
Единственная функция ЭДО — регистрация самого факта наличия документа в организации. Решение было сложным в использовании и доступным ограниченному числу компаний, поскольку уровень компьютеризации крайне низок. Но бурное развитие техники, интерес и формирование требований к системам дали толчок к дальнейшей эволюции.
Стадия вторая, 2000-е. Пользуемся возможностями ЭДО
В системах появляются образы документов и поиск, что упростило ряд процессов, поэтому ЭДО стал шире проникать в организации. Главный недостаток — юридически электронный документ рассматривался как недостоверная копия, поэтому обязательно существовал бумажный оригинал.
Стадия третья, 2010-е. Переосознаем ЭДО
Появление электронной подписи и первых доверенных цифровых копий документов. Государство выступает в качестве регулятора, появляются первые формализованные документы, регламенты обмена, законодательные акты. Системы ЭДО широко проникли во все корпоративные процессы.
Стадия четвертая, 2020-е. Поколение ЭДО 4.0
Переход на полноценный электронный документооборот. Первичный документ, имеющий полную правовую силу, стал цифровым, с атрибутами доверия и подлинности: электронной подписью, штампами времени и отсылкой к центрам сертификации. Бумажные версии не нужны.
ЭДО охватывает все процессы внутри предприятия и операции с внешними участниками. Мы называем эту модель взаимодействия средой цифрового доверия. Для ее организации необходим комплекс продуктов.
Полный отказ от бумажного документооборота
Окончательный переход на электронный документооборот — один из важнейших шагов в цифровой трансформации. Сегодня это возможно — законодательство, инструменты и технологии достигли высокого уровня зрелости. Крупные компании, промышленные холдинги в той или иной степени уже автоматизировали процессы документооборота, поэтому нужно грамотно дополнить контур и интегрировать системы между собой.
Переход к среде цифрового доверия позволяет охватить все области деятельности организации и значительно ускорить бизнес-процессы, отвечая при этом нормам и требованиям законодательства.
Экосистема «Цитрос» как способ создания среды цифрового доверия
Одно из фокусных направлений компании SL Soft — развитие собственной полноценной линейки продуктов для создания среды цифрового доверия. ECM-платформа «Цитрос» — это экосистема, включающая средства автоматизации для полного отказа от бумажного документооборота и работы из единого окна. Система гибкая — если в компании уже внедрены какие-либо компоненты, то они включаются в экосистему. Кроме этого, мы развиваем целый блок комплиментарных технологий, которые дополняют среду цифрового доверия, делая ее удобной и эффективной.
Основные принципы продуктов «Цитрос» — легкая масштабируемость, производительность, расширяемость и безопасность. Это полностью отечественная разработка.
Это специализированный продукт для создания контура обмена юридически значимыми электронными документами любых типов как внутри организации через внутреннего оператора, так и с внешними контрагентами через операторов ЭДО. «Цитрос ЮЗ ЭДО» помогает комплексно управлять жизненным циклом формализованных и неформализованных документов.
Важно отметить, что юридическая значимость документов обеспечивается государством через операторов ЭДО, «Цитрос ЮЗ ЭДО» таким спецоператором не является. Продукт встраивается в существующую инфраструктуру, легко интегрируется со всеми информационными системами и внешним миром, при этом поддерживает одновременный обмен документами через нескольких операторов ЭДО.
Пересылка через спецоператоров ЭДО платная, но существуют типы документов, которые не обязательно проводить через них. «Цитрос ЮЗ ЭДО» нацелен на крупные холдинги и предприятия, поэтому обеспечивает бесплатный обмен такими документами без потери юридической значимости через собственного виртуального оператора — это в разы снижает затраты.
Система цифрового кадрового электронного документооборота предназначена для цифровизации, обработки и хранения документов отдела кадров. Она позволяет не использовать бумажные носители при обмене документами между организацией и персоналом. Создается единое цифровое досье сотрудника, где автоматически обновляется информация на протяжении всего жизненного цикла работника в компании.
Система удобна и для сотрудников — им доступен личный кабинет, функционал которого поддерживается не только с рабочих компьютеров, но и с мобильных устройств.
Классическая СЭД на основе современных подходов – готовый набор ключевых процессов и функциональных элементов для совместной работы с цифровым контентом и автоматизации документооборота. «Цитрос СЭД» управляет полным жизненным циклом входящих, исходящих и внутренних документов.
Система обработки, упорядоченного хранения и использования электронного архива документов. Согласно требованиям законодательства, некоторые из них должны храниться десятилетиями, при этом ЭЦП имеет срок действия 1 год. Поэтому в продукте применяется специальный подход: наложение штампа времени и процедура переподписания. Это позволяет обеспечить долговременное хранение документов с поддержкой их легитимности.
«Цитрос Архив» обеспечивает оперативный доступ к архивным фондам, содержит интеллектуальный поиск, включает в себя специализированные и личные подборки.
Тренды развития. Взгляд в будущее
Тренд 1. Использование программных роботов для работы с документами
Происходит лавинообразный рост первично электронных документов, поэтому людям сложно корректно обрабатывать, проверять и заполнять атрибуты, например, при передаче на архивное хранение. Внедряются технологии роботизации (RPA), позволяющие быстро и без ошибок выполнять эту работу.
Тренд 2. Интеллектуальная аналитика документов
Происходит массовая оцифровка бумажных документов, в результате накапливается большой объем данных, из которого можно извлечь информацию для построения дальнейшей аналитики.
Тренд 3. Акцент на удобстве эксплуатации
Работа из одного окна и безопасный удаленный доступ с мобильных устройств обеспечивают удобство эксплуатации для пользователя, поэтому являются приоритетными для продуктов.
***
Цифровая среда создается на годы, и заказчику важно быть уверенным в том, что он не останется без поддержки, а функциональность решения не отстанет от требований бизнеса или законодательства. SL Soft как вендор располагает всеми ресурсами для того, чтобы продукты «Цитрос» отвечали всем запросам и снимали риски заказчиков, связанные с высокобюджетными проектами на автоматизацию — у нас накоплена экспертность не только по разработке, но и по интеграции, эксплуатации, поддержке и развитию, а также есть долгосрочная стратегия инвестирования в технологии.