В процессе работы компания может столкнуться с потребностью передать свои права на подписание электронных документов сотрудникам или третьим лицам. Делегирование полномочий должно быть официально закреплено. С 1 марта 2022 года можно оформлять машиночитаемую доверенность. Однако документ признают действительным, если он подготовлен правильно. Чтобы сложности с составлением МЧД не возникли, воспользуйтесь сервисами от «Цитрос».
Что такое МЧД?
Машиночитаемая доверенность или МЧД – электронная версия бумажного документа, подтверждающего полномочия сотрудника на выполнение действий от имени организации. Машиночитаемая доверенность создается в электронной форме (формате XML) и подписывается квалифицированной электронной подписью представителя юридического лица или ИП, имеющего право на выполнение действий от такого юридического лица или ИП без доверенности.
Если используется МЧД, направлять бумажную версию доверенности контрагентам или в госорганы не нужно. В результате участник рынка экономит время и снижает расходы.
Руководитель компании, сформировавшей МЧД на сотрудников, сохраняет полный контроль. Если доверенность утратит актуальность раньше срока, на который она была предоставлена, можно отозвать документ. Подобное действие не является нарушением.
Сроки обязательного использования МЧД
Право применять МЧД появилась с 1 марта 2022 года, однако на настоящий момент компании не обязали использовать машиночитаемую доверенность в ЭДО. До 1 сентября 2023 года установлен переходный период (Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ). На это время возможно как использование сотрудниками сертификатов электронной подписи юридического лица, так и использование по новым правилам для подписания сертификатов электронной подписи физического лица с МЧД. Когда переходный период завершится, компаниям, осуществляющим ЭДО, обязательно потребуется перейти на работу по новым правилам – заменить электронные подписи сотрудников на сертификаты физлица и прикладывать к ним МЧД.
Как организована работа с МЧД?
Процесс применения машиночитаемых доверенностей требует предварительной подготовки. В частности, юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю предстоит:
1. Выбрать способ создания и место для хранения МЧД.
2. Провести подготовку внутренних информационных систем. ИС должны позволять осуществлять работу с МЧД.
3. Заменить сертификаты электронных подписей сотрудников на подписи физлиц и оформить на сотрудников машиночитаемые доверенности, подтверждающие их полномочия на выполнение действий от имени организации.
4. Обучить персонал работе с электронными доверенностями. Дополнительно необходимо понимать правила отмены действия машиночитаемых доверенностей.
Чтобы упростить создание МЧД, воспользуйтесь комплексным решением от «Цитрос». С помощью программных продуктов увеличится скорость оформления доверенностей и эффективность выполнения операций, а понятный интерфейс позволит сотрудникам оперативнее настроить работу.
Сервисы МЧД от «Цитрос»
Удобство использования и качественный функционал – основа сервисов МЧД от «Цитрос».
Занимаясь разработкой сервиса для подготовки электронных доверенностей, специалисты «Цитрос» создают современный цифровой продукт на базе российских технологий и обладающий сервисами для работы с МЧД:
• создания доверенностей;
• подписания МЧД уполномоченным представителей организации;
• хранения готовых документов, подтверждающих полномочия сотрудников организации;
• визуализации МЧД;
• регистрации МЧД;
• отправка исходящих и получение входящих ЭД с идентификаторами МЧД;
• поддержки жизненного цикла МЧД.
Регулярно проводится работа над совершенствованием системы с учетом законодательных изменений.