Для того, чтобы правильно внедрять электронный документооборот (ЭДО) в работу компании, нужно изначально понимать, что такое ЭДО, какие минусы и плюсы он имеет, а также разбираться, как цифровизация поможет бизнесу и ускорит большинство процессов. Если вы задумываетесь о внедрении ЭДО, то эта статья будет вам полезна.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот – это процесс обработки документов от создания до хранения документов без применения бумажных носителей.
Виды ЭДО:
-
Внутренний – электронный документооборот между сотрудниками одной компании. Такой тип ЭДО не регулируется законодательством, и каждая компания устанавливает свои правила обмена, хотя в некоторых случаях и к внутреннему ЭДО тоже может применяться законодательная база.
-
Внешний – обмен документами с внешними контрагентами, а также между разными юрлицами одного холдинга/группы компаний. В отличие от внутреннего ЭДО, данный тип чаще всего предполагает наличие законодательных требований.
-
Документооборот с участием государственных органов. Включает в себя взаимодействие с ФНС и другими государственными органами.
Для чего используется электронный документооборот
ЭДО используют для автоматизации бизнес-процессов, ускорения передачи документов, усиления функций контроля за движением документов, оперативного получения информации для принятия управленческих решений и сокращения стоимости обработки документов.
Преимущества внедрения электронного документооборота:
-
сокращение трудозатрат за счет автоматизации процесса, исключения дублирования операций, ускорения рутинных операций;
-
экономия расходных материалов (бумаги, оргтехники, комплектующих);
-
быстрый поиск нужных документов по заданным критериям;
-
снижение стоимости хранения (за счет сокращения площадей архивов);
-
снижение риска потери или порчи документов.
Как начать использовать ЭДО
Для того, чтобы начать вести электронный документооборот, потребуется:
-
Предварительная подготовка (анализ текущих процессов обработки документов, инфраструктуры и выбор ИТ-решения). До того, как данные перейдут в электронное хранение, нужно изучить схему бумажного документооборота компании. То, сколько сотрудников задействовано, кто имеет право подписывать документы, а также где возникают задержки документов – все это должно быть переведено в электронный формат.
-
Выбор и подключение к оператору электронного документооборота.
-
Техническая подготовка и внедрение электронного документооборота (получение электронной подписи (ЭП), настройка доступа и процессов обмена документами).
-
Выбор способа работы ЭДО. Перед подключением ЭДО нужно определить техническое решение. Если численность документов за месяц не более 100 штук, то подойдет онлайн-версия сервиса. Ну, а если объем документов более 100, то интеграция электронного документооборота в учетную систему компании станет лучшим решением.
-
Разработка внутренних регламентов и обучение сотрудников.
-
Начало обмена электронными документами (извещение контрагентов, внесение изменений в учетную политику (добавление пункта, по которому организация работает с электронными документами, имеющими электронную подпись)).
Подробный сценарий перехода по ссылке.
Выбор оператора ЭДО
Оператор, который занимается электронным документооборотом – это юридическое лицо, зарегистрированное на территории Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и соответствующее требованиям, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным осуществлять функции по контролю и надзору в сфере налогов и сборов.
Другими словами, операторы ЭДО – это коммерческие компании, которые предоставляют юридическим лицам безопасную услугу по электронному обмену, гарантируя юридическую значимость счетов-фактур и прочих документов.
Список аккредитованных операторов ЭДО доступен на сайте.
При выборе оператора ЭДО обратите внимание на следующие факторы:
-
Стоимость. Что будет входить в ежемесячный режим, а что потребуется оплачивать отдельно от основного тарифа.
-
Удобство. Дружелюбность пользовательского интерфейса и адаптивность под разные типы устройств.
-
Роуминг. Условия обмена с клиентами других операторов.
-
Наличие интеграционных интерфейсов. Возможность настроить интеграцию с корпоративными информационным системами.
-
Техподдержка. Обязательный пункт для тех, кто работает в непрерывном режиме (от скорости устранения неполадок зависят финансовые показатели компании).
-
Безопасность. Где и как хранятся документы, кто может получить к ним доступ, а также будет ли после расторжения договора к ним разрешен доступ или нет.
Обмен документами в электронном виде проходит по следующей схеме:
-
Подготовка и отправка исходящего документа отправителем.
-
Проверка документа оператором ЭДО.
-
Отправка контрагенту на подпись.
-
Далее получатель принимает или отклоняет документ с комментарием.
-
Контрагент, который не подключен к системе ЭДО, получит письмо – приглашение зарегистрироваться в системе.
-
Отправитель получает подписанный ЭП документ со стороны получателя.
Какая подпись нужна для ЭДО
Закон от 6.04.2011 №63‑ФЗ «Об электронной подписи» регулирует использование электронных подписей. Документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно. Подробнее по ссылке.
В законе говорится о том, что электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной. Например, для согласования и подписания большинства внутренних документов подойдет простая электронная подпись. Однако, стоит учитывать, что такая подпись наименее защищенная и ее легко скомпрометировать. При обмене документами с государственными органами и при обмене с контрагентами потребуется квалифицированная электронная подпись.
Как получить электронную подпись
Получить электронную подпись руководителям организаций можно через удостоверяющий центр ФНС. Руководители организаций, занимающихся кредитной и финансовой деятельностью, получают сертификаты ЭП в удостоверяющем центре Центрального банка РФ. Физические лица и лица, действующие от имени юридических лиц по доверенности, получают сертификаты ЭП в коммерческих аккредитованных УЦ.
В первый раз ЭП возможно получить только через личное присутствие для идентификации личности. Перевыпуск сертификатов ЭП выполняется дистанционно.
Список документов для получения подписи:
-
заявление на получение сертификата ЭП;
-
документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС;
-
физический носитель, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.
Плюсы и минусы ЭДО
Внедрение ЭДО имеет ряд преимуществ:
-
экономия бюджета организации в части расходных материалов при бумажном обмене документами, логистики и хранения документов;
-
ускорение процессов обработки за счет оптимизации трудозатрат и автоматизации;
-
удобный и быстрый поиск документов;
-
повышение уровня безопасности за счет повышения контроля и снижения рисков несанкционированного доступа;
-
контроль процессов движения документов в режиме онлайн;
-
прозрачное взаимодействие с государственными органами и контрагентами.
К минусам можно отнести:
-
пока не все контрагенты взаимодействуют с ЭДО (что исключает возможность полного перехода на ЭДО на текущий момент);
-
переход на ЭДО является затратным.
Задачи организации при переходе на ЭДО
Перед организацией, решившей внедрить систему электронного документооборота, встает главная задача – выбор IT-решения.
Существуют варианты решения:
-
использование личного кабинета оператора ЭДО;
-
собственная разработка программного продукта;
-
готовое решение от вендора.
Использование личного кабинета (ЛК) оператора ЭДО ограничивает возможности организации ЭДО, имеет регламентированный функционал, требует доработки.
Часто подключают несколько ЛК разных операторов при больших объемах ЭДО, потому что контрагенты не хотят менять оператора, а роуминг имеет ограничения. Соответственно, отсутствует единый кабинет, а документы хранятся и обрабатываются у разных операторов.
Собственная разработка программного продукта (разработка интеграционных модулей к сервисам операторов ЭДО для настройки автоматизации процессов). Имеет не только плюсы по сравнению с предыдущим вариантом, так как процесс автоматизирован, но и минусы – постоянная разработка/доработка/поддержка собственных интеграций. Если в компании используется несколько информационных систем (ИС), в которых выполняется процесс обработки документов, требуется настраивать интеграцию для каждой ИС.
Собственная разработка, как правило, выходит более затратной и длительной по срокам реализации. Также операторы ЭДО часто вносят изменения в интеграционные интерфейсы, а государственные органы регулярно вносят изменения в законодательство в сфере ЭДО. Эти изменения необходимо поддерживать в интеграционных модулях собственной разработки, что также требует дополнительных затрат на постоянной основе.
Преимущества готового решения от вендора для перехода на ЭДО:
-
подтвержденная экспертиза;
-
высокое качество и скорость доработки при необходимости;
-
стоимость решения ниже, чем разработка и поддержка собственных интеграционных модулей;
-
гарантия внедрения, высокая эффективность;
-
набор инструкций;
-
постоянное обновление в соответствии с изменениями законодательства и изменениями у операторов ЭДО.
Использование комплексного IT-продукта обеспечивает эффективность бизнес-процессов, экономию трудозатрат и средств на внедрение и дальнейшее обслуживание цифровой системы ЮЗЭДО.
При реализации ЭДО с командой «Цитрос» вы получаете широкий набор функций, необходимых для участия в электронном документообороте. Эксперты помогут определить решение для вашего бизнеса, в случае необходимости провести соответствующую доработку и обеспечить эффективный переход на ЭДО без остановки текущих бизнес-процессов.
Подробнее о решениях компании https://citros.ru/products/